Kancelářské prostředí v posledních letech prošlo výraznou proměnou. Pryč jsou doby otevřených prostor s řadami stolů a tmavých chodeb se zasedacími místnostmi. Dnes se klade důraz na flexibilitu, udržitelnost a duševní pohodu. „Klíčové je vytvořit prostor, kam se lidé budou rádi vracet,“ shodují se Marie Vlčková, vedoucí oddělení interiérového designu, a Lukáš Novotný, vedoucí strategie pracovního prostředí, z realitně poradenské společnosti Cushman & Wakefield. V jejich pražském sídle jsme si povídali mimo jiné také o tom, jak navrhnout funkční a flexibilní kanceláře, co dnes zaměstnanci od pracovního prostředí očekávají a jaké trendy dnes udávají směr celému jejich oboru.

Po covidu se mluvilo mezi odborníky o tom, že se lidé do kanceláří možná nevrátí a bude se pracovat převážně z domova. Potvrdilo se to?

Lukáš: Myslím, že covid změnil spoustu věcí. Finanční ředitelé najednou viděli prázdné kanceláře a báli se, že ta prázdnota tam zůstane a oni budou platit prostory zbytečně. A tak vznikla jakási revoluce v pojetí plochy. Kanceláře nějakou dobu prázdné zůstaly, protože to určovala hygienická nařízení. Všichni jsme prošli světovým experimentem a museli jsme zůstat ze dne na den doma. Spousta firem a lidí na to nebyla připravena. Jak psychicky, tak technologicky. Viděli jsme, že mnoho společností toho chtělo využít a začali hlásat, že jejich zaměstnanci už nikdy nebudou muset jít do kanceláře. A teď vidíme, že ty stejné firmy se snaží naopak lidi dostat zpět do administrativních budov. Prošli jsme si nějakou cestou, našla se skupina společností, pro které formát na dálku fungoval dobře. Byli to ti, kteří měli dobře nastavené principy managementu a jasně měřili výsledky každého jednotlivce. Zjistili, že jim vše funguje a k tomu navíc spatřili možnost dlouhodobě ušetřit za nájem. Jenže pak tu byly firmy, ve kterých to vedení bylo, řekněme více autokratické, a tam to nefungovalo. Zjistili, že produktivita lidí jde dolů. Zaměstnanci nebyli kreativní, nedokázali vykopnout projekt a spolupracovat na dálku. V průběhu toho se všichni učili, jak zapojit nové online nástroje. Na to se adaptovala většina lidí bez problému. A abych se vrátil k tomu, zda se lidé do kanceláří vrátí, nebo nevrátí. V současnosti zhruba polovina prostor zůstává poloprázdná. Jsou to firmy, které ještě neudělaly optimalizaci a těm se snažíme pomoci a poradit. Snažíme se snížit tu neobsazenost, protože efektivní obsazenost kancelářského prostoru vychází na šedesát až sedmdesát procent.

Dalo by se říct, že rozdílný přístup k tomu, zda někdo dá zaměstnancům v chození do práce větší či menší volnost, je vidět na segmentech a zaměření firmy? Nebo k tomu každý přistupuje jinak?

Lukáš: Dobrá otázka. Úplně neumím říct, zda v jednom určitém segmentu chodí lidé do kanceláří více. Moje zkušenost je, že se to spíše odvíjí od korporátní kultury. Tam, kde je přátelská a lidská atmosféra, tam to zaměstnance táhne. A naopak tam, kde vás berou spíše jako číslo a jste jeden z mnoha, tak tam se lidem moc nechce. Spousta firem se v současnosti snaží lidi namotivovat, ať už snídaněmi, ovocem, jógou. Někdy to funguje, někdy ne. Určitě se to odvíjí hlavně od managementu a kultury firmy.

Určitě se ale změnilo vnímání toho, jak by měla kancelář vypadat a co zaměstnanci od kanceláře očekávají.

Marie: Každý člověk má jiná očekávání a chce něco jiného. Naštěstí už máme za sebou období, kdy se kreslily skluzavky a houpačky, protože kanceláře přece jen tady jsou od toho, aby v nich lidé pracovali a spolupracovali. Měli by mít možnost se soustředit a mít například dobré internetové připojení. S tím sice v Praze problém nemáme, ale existují regiony, kde ano. Kancelář musí být funkční. Přiznám se, že se mi nelíbí přístupy, kdy se vše dělá jen na efekt, aby to vypadalo dobře na fotografii, ale když tam přijdeme po pár letech, tak zjistíme, že nefunguje akustika, jsou špatně udělané skleněné příčky a celé to nefunguje dobře. V první řadě by to měla být funkční kancelář, a ve druhé flexibilní kancelář, protože je to něco jako organismus, který se neustále mění. Ještě bych doplnila Lukáše, že velmi častý důvod, proč se firmy snaží nalákat své lidi zpět do kanceláří, je zaučování nových zaměstnanců. Ve chvíli, kdy zaučíte nového člověka a on půl roku nevidí nikoho ze svého týmu a nezná lidi, se kterými spolupracuje, tak je velmi těžké navázat kontakt. A ti lidé potom často odcházejí za lepšími příležitostmi ke konkurenci. Nic je v té firmě nedrží, protože tam neexistuje propojenost. Nejen s lidmi, ale s celou značkou, pro kterou pracuje.

Lukáš: Jen doplním, že každá úspěšná transformace prostředí, i malá změna, začíná takzvanou workplace analýzou. Díváme se na to, co lidé opravdu potřebují. Když se jich ptáme, proč chodí do kanceláře, tak asi šedesát procent z nich, napříč sektory, nám řekne, že je to kvůli jiným lidem. Chtějí se s nimi setkávat. Existují ještě dva poddůvody. Jeden je sociální, vzniká kvůli pocitu sounáležitosti s firemní kulturou, a druhý je o spolupráci. Vnímáme, že za uplynulých zhruba pět let se více věnuje pozornost kolaboračním zónám, které mohou mít různorodou podobu. Ne pouze jako tradiční zasedací místnosti, ale různé brainstormingové a kreativní zóny. Zároveň ale musíme mít v kancelářích možnost i úplného soukromí, místa, kde se zavřeme a budeme se moci soustředit. Vzniká nám tu pestrost využívaných prostor, oproti dřívějšku je to odlišné. V minulosti v kanceláři sedělo sto lidí, měli k dispozici dvě kuchyňky, dvě zasedačky, a to bylo vše. Dnes je to o tom, že musí vzniknout i nějaká zóna, kde se lidé potkávají neformálně, třeba kavárna, a pak už je to na jednotlivých firmách, čeho chtějí svou kulturou dosáhnout. Ta škála je velmi široká. Může tam vzniknout zašívárna, místnost na spaní, na modlení, laktační místnost nebo třeba podcastové studio a studovna nebo knihovna.

A to si pak každá firma volí podle svých potřeb?

Lukáš: Ano. A velkým tématem je, zda mají manažeři sedět u týmu, nebo zvlášť. Nebo i to, jak vůbec týmy rozmístit, aby to reflektovalo jejich spolupráci. Těch věcí je opravdu hodně.

Marie: Všechno to vychází z dob, kdy vznikl takový ten pejorativní název open space. Když se nyní použije, tak se lidé automaticky bojí, že budou sedět v obrovských otevřených prostorách s dalšími šedesáti zaměstnanci. Ty důvody jsou pochopitelné, v takovém prostředí by chtěl pracovat málokdo, ale v té době, kdy se začínalo s otevřenými kancelářemi, tak se vycházelo z předpokladu, že člověk v osm ráno přijde do kanceláře, dá si kafe a těch osm hodin sedí u svého stolu bez pohnutí. V dnešní době je to jinak. Máte schůzku s týmem, pak řešíte svoji agendu, čekají vás další schůzky v průběhu dne, ať už s marketingem nebo se šéfem. Vy sice osm hodin pracujete, ale děláte různorodé činnosti a k tomu potřebujete různá místa, ve kterých se těm činnostem věnujete. A jde to ruku v ruce s tím, že to vypadá hezky. V prostorách jsou použité kvalitní materiály, správně udělaná akustika, vzduchotechnika, lidé se musí v práci cítit dobře. A obecně se člověk cítí dobře tam, kde je světlo a vzduch a příjemné materiály. Existují firmy, kde bych já nevydržela pracovat ani půl hodiny, protože tam neustále něco bliká za hlavou, jsou v těch prostorách použité šílené a rušivé barvy. Dochází tak k naprostému nepochopení lidské přirozenosti. A velmi často se teď také setkávám s tím, že se obcházejí normy. Vynechávají se předsíně před toaletou, takže od svého pracovního stolu pak třeba vidíte rovnou na pisoár. V takovém prostředí nechcete pracovat. Sice možná ušetříte peníze, ale umístíte klienta do prostoru, který z dlouhodobého hlediska není funkční.

Zmiňujete poměrně specifické potřeby, jako jsou třeba místnost pro kojení nebo knihovna. To jsou asi potřeby, které nemá úplně každá firma. Jak probíhá takové plánování? Kdo to má na starost? Vedení firem asi nezná úplně všechny současné trendy.

Lukáš: Myslím, že je to parketa pro workspace analýzu a konzultanta. Ten začne tím, že si popovídá s vrcholovým managementem firmy a zástupci týmů a dá dohromady co nejvíce informací. Snaží se co nejlépe navnímat, jak firma funguje a co potřebuje. Některé firmy už mají předem dané, co by chtěly a někdy je to zase o tom, co potřebují lidé. I to je důvod, proč nabízíme workspace poradenství. Dokážeme napočítat a vymodelovat obsazenost firmy, abychom spočítali optimální velikost, kterou si mají na dalších pět let pronajmout. To je mimo jiné ta další hodnota. Není to jen o těch vychytávkách jako klouzačky a tiché místnosti, ale je v tom zahrnuto spousta počtů a kreslení. Je to o vytváření variant, se kterými firmám pomáháme ušetřit velké množství peněz, protože poté ty kanceláře nebudou mít poloprázdné.

Marie: A nejedná se jen o obsazenost jako takovou. Je to o analýze a architekti pak dostanou specifické zadání. To dříve nefungovalo. Vedli jsme dlouhé rozhovory s lidmi. Potkali jste třeba až deset lidí a každý měl úplně jiný požadavek a vznikl z toho naprostý guláš. Architekt potom něco nakreslil, ale zaměstnanci si klepali na čelo, protože zrovna jejich požadavek tam v tom návrhu nebyl. A mohlo se jednat i o nejhezčí prostor na světě, ale vždycky se našel někdo nespokojený. A když jsme my architekti začali pracovat s Lukášem a jeho statistikami, tak se nám moc ulevilo, protože jsme si s lidmi udělali předpřípravu. A veškeré dřívější sáhodlouhé diskuze se skupinami lidí se nám smrsknou na dvě příjemné schůzky. A z Lukášových analýz si pro klienta vezmeme to potřebné a vznikne z toho funkční výsledek.

Lukáš: Fungujeme v jakési symbióze. Jeden tým analyzuje a druhý navrhuje design. Nic se tak neztratí v překladu. A velkým přínosem je, že lidi do té změny plně zapojíme. Děláme s nimi rozhovory a často se nám podaří nastartovat i interní diskuze, které potom v rámci firmy probíhají docela dlouho. Naše role je ukázat jim to nejlepší, co můžou mít. Dát jim dvě varianty, to je ta přidaná hodnota.

Zmínili jste ve svých odpovědích flexibilitu. Ta je tak nějak laicky spojovaná spíše s coworkovými kancelářemi. Jak přesně si mám představit flexibilní kancelář u firmy, která má desítky nebo stovky pracovníků?

Marie: V dnešní době to může být kancelář, která nemá příčky, ale například všechny prostory jsou řešené takovými telefonními budkami. Vznikne velký prostor, ale různě si jej můžete přesouvat podle kapacity. Pro jednoho, pro čtyři. Dáte tam ty, které můžete jednoduše přemisťovat podle potřeb týmu. Stalo se nám například, že jsme dokončili projekt a klienti nám za dva týdny volali, že potřebují znovu vše přestavět, protože jim skončil jeden projekt a ten prostor už není vyhovující a potřebují vše přemístit. Tedy ten prostor nemáme ani měsíc a už ho zase předěláváme. Není to chyba nikoho, ty procesy se ve firmách dějí. A proto je flexibilní kancelář. Je důležité se na to podívat ze dvou úhlů – flexibilita lidí a flexibilita prostor, což znamená stavební flexibilita. Můžeme jednoduše posunout stůl, odklopit zdvojenou podlahu, kde jsou nachystané smotané dráty, máme pokrytí světel všude po ploše.

Lukáš: Doplním, že flexibilita práce se hodně nakopává tím, že firmy začnou sdílet pracovní místa, a tím se lidé naučí vnímat prostor trochu jinak. Stůl není nutně jejich. S tím souvisí i politika čistého stolu, osobní skříňky, standardizované vybavení i nábytek a pravidelný úklid. Flexibilita se tímto hodně nastartuje, protože zaměstnanci jsou nuceni sedět ne vždy na jednom místě a uvědomí si, že ten prostor se dá využít i jinak a efektivněji, a že sdílení má spoustu výhod. Mohu sedět s jinými lidmi, vybrat si sezení podle světových stran či podle teploty v daných místech, někomu je pořád zima a někomu naopak neustále teplo, tedy jde o nějaký tepelný komfort. Je pravda, že na sdílení není nastavený každý, ale hodně firem k tomu směřuje, protože je láká finanční úspora za metry čtvereční.

Za těch pár let po covidu se kanceláře hodně změnily. Pracovní prostředí se vyvíjí. Jakou předpovídáte kancelářskému prostředí budoucnost?

Lukáš: Za mě je budoucnost už dnes. Já to nevnímám tak, že se to bude vyvíjet nějak a není tam žádná meta. Nemluvím o externalitách – politických, bezpečnostních, ekonomických, které opět mohou zahýbat s mnoha firmami a potřebnou velikostí jejich kancelářských prostor.

Marie: S tím asi souhlasím, ale myslím si, že čím dál častěji budou firmy dávat odpovědnost svým pracovníkům. Pokud chtějí pracovat z domova, ať pracují z domova a pokud z kanceláře, tak ať přijdou do kanceláře. Už teď si toho začínáme všímat. V současnosti se ve firmách hledí spíše na výsledky než na to, zda práci odvádíte u svého kancelářského stolu. A vlastně se to i celkově asi změnit musí. Starší generace, kdy se s píchačkami všichni v pět odpoledne zvedli a odešli, a přitom tam nikdo už od dvou hodin nic nedělal, to vše se mění. Měla by tam být ta flexibilita v přístupu lidí a zaměstnavatelů. Dávat důvěru. Svou práci udělají a je jedno, zda ji udělají přes den nebo v noci, klidně i o víkendu. To je dle mého zdravý přístup. Firmy se nás hodně často ptají: A jaké jsou dnes trendy? Pravdou je, že nejsou. Trend je takový, že každá firma si vše ušije na míru podle svých potřeb a potřeb svých lidí. Je důležité nenásledovat obecné trendy, ale sledovat potřeby svých pracovníků. Skluzavka může fungovat perfektně v mladé firmě, startupu, ale určitě ne v konzervativní právnické společnosti. A je důležité se dívat hlavně na funkčnost. Nemusí to vypadat dobře na fotkách, ale důležité je, že to funguje. Světlo, akustika a ostatní vymoženosti. Nedělat vybavení jen na efekt, abych se zalíbil na trhu.

Lukáš: Při workplace analýzách nás zajímá, co v kancelářích dnes nefunguje, takže když se zeptáte, jaké jsou nejčastější problémy v kancelářích před tím, než se firmy rozhodnou je změnit a vylepšit, tak bych k tomu pár bodů měl. Číslem jedna je akustika, dále málo soukromí a velmi často také nedostačující osvětlení a vzduch. A v neposlední řadě, říkám tomu fragmentace firemní kultury. Příliš často ve firmách slýcháváme: To je naše kuchyňka a tamto jejich kuchyňka. V práci ale většinou nechceme slyšet o dělení pater, to je naše a tamto jejich. Nebo, tam nechceme, není nám tam příjemně, nás to nezajímá. Ve firmách chceme přesný opak, protože z interakce často vznikají lepší nápady. Lidé jsou pak angažovaní a motivovaní. Zvyšuje se produktivita. Ale bohužel fragmentace firemní kultury je pořád častý problém.

Text: Kateřina Ehrenbergerová

Foto: Ondřej Košík, Aleš Jungmann

Mohlo by vás zajímat