Je ženou, která vstupuje do kancelářských projektů v okamžiku, kdy se ještě neřeší design, ale smysl celé investice. Jako vedoucí oddělení Workplace Consultancy ve společnosti Capexus pomáhá firmám formulovat zadání, která dávají nejen ekonomický, ale i provozní smysl, dříve, než se začne kreslit architektonická studie. V oblasti pracovního prostředí se Lucie Hudák Malá pohybuje více než dvanáct let a dobře ví, že kancelář dnes je nástrojem fungování firmy. V rozhovoru vysvětluje, proč se workplace strategie stává nezbytnou součástí kancelářských projektů, jak data a analýzy odhalují skutečné potřeby organizací a proč špatně nastavené rozhodnutí na začátku může znamenat zbytečné peníze navíc. Řeč je i o nových trendech, modularitě, udržitelnosti a o tom, proč kvalitní pracovní prostředí začíná dřív, než se vůbec začne stavět.

Jak byste vysvětlila laikovi, co všechno obnáší workplace poradenství?

Naše role je primárně konzultantská. Přicházíme do projektů jako první, tedy ještě před architekty. Myslím, že nejsnazší způsob, jak si to lze představit, je, že architekt navrhuje povrchy, barvy, designový pocit z toho prostoru, ale není tím, kdo formuluje ucelené zadání, to je právě naše role. Znamená to, že když klient přijde, tak architekt není ten, kdo se bude ptát, kolik potřebuje zasedaček, kolik samostatných kanceláří, kolik týmových prostorů, jak celý prostor modelovat, aby to firmě přineslo tu největší přidanou hodnotu. To nedělá architekt, ale my, formulujeme tedy zadání pro architekty, srozumitelnou formulaci cíle a záměru. Konkretizujeme záměr tak, aby ostatní profese, které přijdou po nás, se s tím už nemusely zaobírat a všichni věděli, k jakému cíli chce klient dojít. Stavba kanceláří je drahá záležitost a přijít s tím, že je něco třeba předělat až v průběhu procesu, je poměrně procesně složité a finančně náročné. My jsme ten, kdo se na začátku holisticky zamyslí nad tím, kolik má klient prostoru, kolik zaměstnanců a co se s tím dá dělat. Když se klienta na to zeptáme, často odpověď nezná, proto děláme datovou analýzu, architektonickou due diligence a modelujeme ten největší užitek z toho, co máme k dispozici. Tato konzultantská část trvá nějakou dobu, ale vlastně je velmi levná v porovnání s tím, jakou investici obnáší postavit novou kancelář. Hned na začátku učešeme všechny touhy, potřeby a přání tak, aby byl rozpočet co nejlépe vynaložený.

Mluvíte o holistickém přístupu, znamená to, že konzultujete potřeby nejen s vedením firmy, ale také s řadovými zaměstnanci a uživateli kanceláří? A zamýšlíte se třeba i nad jejich budoucími potřebami?

Ano, přesně tak. Neptáme se pouze na současný stav, ptáme se i na plány do budoucna a bavíme se se všemi vrstvami zaměstnanců. Záměr modelujeme s vedením, se skupinou rozhodovatelů. Bavíme se ale i s vedoucími jednotlivých týmů na téma, co potřebuje jejich tým, jaká jsou jejich specifika, jak fungují. A oslovujeme i řadové zaměstnance, formou dotazníkových šetření nebo workshopů, tak, abychom zároveň mohli rozklíčovat, co říká vedoucí týmu, a to, co opravdu odpověděl jeho tým, abychom dokázali nastavit zrcadlo vedoucím i nejvyšším manažerům, zda to, co oni si o té firmě myslí, je skutečně to samé, co my v těch datech následně posbíráme.

V poslední době často slýchám, že kancelář je více destinací, kam lidé docházejí nejen za prací, ale kde sdílí spolu čas a komunikují mezi sebou. Vnímáte to také?

Naprosto. A souhlasím s tím, že osm hodin denně je příliš velký závazek na to, abychom ho trávili v prostorách, které nám nevyhovují, ať už designově, esteticky nebo i lidsky, emočně a sociálně. Podle mě je kancelář místo, kde nejenom pracujeme, ale odžíváme si velkou část našich dní po velkou část našich životů, a proto si zasloužíme, aby nás to prostředí maximálně podporovalo. Psychologové by vám určitě řekli, že prostředí ovlivňuje naše chování a dobré prostředí podporuje dobrou firemní kulturu a radost z toho, že někam chodíme každý den.

Firmy mají různé potřeby, stejně jako jejich zaměstnanci mají různé potřeby. Jak poznáte, co firma skutečně potřebuje?

Máme dlouholetou zkušenost s tím, že nám zaměstnanci nebo i vedení firem něco říká a my potřebujeme v tom procesu oddělit skutečnost od nějakého zabarvení nebo nějaké jejich interpretace. Potřebujeme oddělit tu objektivní potřebu od subjektivní interpretace a nevím, jestli pro vás mám skvělou odpověď na to, jak to děláme. Myslím, že je to tím, že jsme těch projektů viděli už desítky a nakreslili jsme tisíce metrů čtverečních. Není na to jednoduchý nástroj, jak oddělit to, co vidíme v datech, a to, co nám třeba někdo říká.

Zmínila jste architektonické due diligence. Co si pod tím mám představit?

Architektonická due diligence je naše technické a technologické zhodnocení prostoru. Potřebujeme k tomu jen projektovou dokumentaci a návštěvu prostoru. Z toho dokážeme vyčíst, co je v daném prostoru možné, jaké technické a technologické aspekty prostory nabízejí, kolik lidí tam můžeme usadit, kolik zasedaček tam můžeme navrhnout. Zkrátka chceme každý metr využít pro největší užitek. To je architektonická analýza.

A jak na ni reagují klienti? Bývají překvapeni nebo jim potvrdí něco, co už věděli nebo tušili?

Málokdy se jim potvrdí něco, co již věděli nebo tušili, protože mi přijde, že v Čechách nejsme moc vedeni k tomu dobře vnímat vlastnosti prostoru. To nás nikdy nikdo nenaučil. Často s klienty bojujeme například, že na malém prostoru chtějí mít všechno a my musíme vysvětlit, kolik metrů potřebujeme na jedno pracovní místo, jak fungují komunikační průchody, že celkově se musí prostor nějak ergonomicky modelovat, abychom splnili normy atd. Většinou mají lidé zkušenost jen z rezidenčního bydlení, ale tam je vše trošku jednodušší.

Může to být i tím, že vedení firem nesleduje nové trendy v kancelářích, jako jsou společenské zóny, sdílená pracoviště a podobně? 

Každý klient k nám přichází s jinou potřebou a jinou zkušeností toho, co funguje a co nefunguje. A to je v pořádku, od toho jsme tady my, abychom nastínili možnosti a pokud to klientovi přijde jako dobrý nápad, máme velkou radost a navrhneme to tak, jak nejlépe umíme, jak je to pro něj nejlepší.

Existují nějaké zažité mýty, se kterými se setkáváte a už dopředu víte, že se budete setkávat s něčím, co si třeba část firmy přeje, ale vidíte, že to nebude fungovat?

Ano, často. Řekla bych, že jsme takoví krotitelé mýtů v kancelářském prostředí a setkali jsme se s velkým množství projektů, ve kterých chce vedení nastavit nějakou politiku, která se zaměstnancům nelíbí. A tak si najme konzultanta, který bude poslem té špatné zprávy. A úplně nejtypičtějším příkladem je sdílení pracovních míst, které je, po covidu a potom, co se plošně zavedly home officy, nové pro spoustu firem. A my typicky přijdeme s úsměvem na rtech a dobrou náladou do firmy, kde slyšíme: tohle u nás nebude fungovat, u jiných firem to možná funguje, ale my jsme jiní. Ano, známe to a nemám na to jiný recept, než se o tom s lidmi bavit, vysvětlovat, v čem jsou nejenom nevýhody, ale i výhody, proč je potřeba to zavést a dovolím si říci, že téměř ve sto procentech implementací jsou klienti nakonec spokojeni. Nás jako lidské bytosti nejvíce brzdí naše vlastní mysl. Ta realita vůbec není takový problém, jako to, co máme v hlavě.

Co bývá nejčastějším překvapením pro vedení firmy, když se poprvé seznámí s vaší analýzou?

Neřekla bych, že vedení firem má často nějak zřetelně zkreslenou představu. Spíše díky již zmiňovanému dotazníkovému šetření nebo díky té analýze dokážeme jít víc do hloubky a často tam můžeme narážet na věci, které nesouvisejí se samotným prostorem, ale třeba s nějakým fungováním firmy. Například, že se nedodržuje dobrá etiketa, třeba nekončí schůzky včas, což není prostorový problém. Průzkum často ukazuje na skutečnosti, které nejsou řešitelné designem nebo jinou kanceláří, ale jsou řešitelné change managementem nebo přenastavením vzájemně odsouhlasených pravidel.

To zní skoro, jako kdyby vaše konzultace někdy vedly i k procesním změnám. Neděláte někdy i jakéhosi firemního psychologa?

To jste trefila přesně. Často klientům říkáme v našem úvodním setkání, že jsme architekti a také firemní psychologové, že architekturu máme vystudovanou a firemními psychology se stáváme díky získaným zkušenostem.

Jak dlouhá je cesta u typického projektu typického rozsahu od stávajícího stavu k onomu vytouženému cíli?

Typicky je to jeden rok. Tři měsíce zabere konzultační část, tři měsíce architektonická studie, tři měsíce technická dokumentace a tři měsíce samotná realizace. Moc rádi bychom to dělali rychleji, ale žádná z těch fází se nedá ani přeskočit, ani výrazně zkrátit.

V Capexusu pokrýváte celý proces návrhu i realizace. Jaké výhody to firmám přináší?       

Primárně to, že jsme klientům schopni zaručit, že jeden rok je opravdu časový horizont, do kterého jsme schopni se vejít. Ve chvíli, kdy by každou jednotlivou fázi dělal jiný subjekt, tak v předání z jedné fáze do druhé bude docházet jednak ke ztrátě časové, tak i ztrátě informací. A další skutečností je, že když se navrhuje a naceňuje projekt, tak to málokdy jde na první dobrou. Architekt něco navrhne, rozpočtář to nacení a poté třeba zjistíme, že je to drahé a musíme se vrátit do fáze architektonické. Architekt musí upravit návrh, rozpočtář to musí přecenit a takhle se postupně dostaneme k částce, kterou je klient ochotný zaplatit. Říkáme tomu „value engineering“. A ve chvíli, kdy tyto dvě fáze dělá jiná firma, tak je to velmi složité a časově se to protahuje. I časté revize se potom mohou propsat do ceny projektové dokumentace nebo architektonické studie.

A stane se někdy, že v průběhu realizace dojde k úplnému přepracování původního záměru?

Že by až v půlce realizace došlo k úplnému přepracování, to ne. Ale parciální části se samozřejmě mění, a to tak, že se přidává nebo ubírá, a to je součástí asi téměř každé stavby, ať už interiéru nebo i velké architektury. A je pravda, že určitým změnám se vyhnout nedá. Nikdy asi nepostavíme projekt, který bude na sto procent takový, jak jsme ho navrhli, ale pokud jde o excesivní změny a pokud jsou to rozhodnutí, která se dala předvídat na začátku a je to zbytečná revize, tak je to škoda. Pokud se na začátku nezamyslíme nebo si nenecháme poradit od lidí, kteří tomu rozumí, pak jde o zbytečný náklad a zbytečné protažení procesu.

Nedávno jste představili koncept „No Walls, No Limits“. O co se jedná?

Nový koncept byl primárně motivován výrazným zdražením stavebního materiálu a práce po covidu. Metr čtvereční ve středním standardu dnes stojí 1 000 až 1 200 eur. Na trhu jsem dvanáct let a cena na začátku mé kariéry byla 400 eur, nárůst je tedy ohromný. Jsme generální dodavatel, daří se nám dobře, nicméně ještě lépe se daří menším firmám, subdodavatelům, kteří jsou znovu a znovu zváni do prostoru, aby předělali světla, chlazení, rozvody a podobně. Je to extrémně drahé a ani to v té kanceláři není vidět. Když přijdete do kanceláře, vnímáte dispozici, nábytek, povrchy, ale nevidíte, co je nad tím ve stropě. A protože je to stavebně tak strašně drahé, tak naše modulové řešení „No Walls, No Limits“ je ideální odpovědí. Celý koncept stojí na modulárních microoffices nebo modulárních kabinách. Klient nepotřebuje technologickou přípravu, je to tedy levnější v tom, že koupíme box, který se zprvu může zdát drahý. My ale nepotřebujeme stavební část a je to řešení, které po dvou letech můžeme přesunout, můžeme tu kancelář téměř zadarmo nebo za velmi nízký náklad předělat. Motivace je nejen finanční, ale souvisí i s ekologií. Stavební průmysl je velkým producentem odpadního materiálu. A navíc je to designově pěkné, takže já v tom nevidím žádnou nevýhodu.

Je to koncept vhodný pro jakoukoliv firmu nebo je nějaký segment nebo velikost společnosti, pro které je třeba více nebo méně vhodný?

Myslím, že jde o koncept vhodný pro kohokoliv. Buď zasedačky postavíme pomocí příček, nebo je postavíme pomocí modulárního řešení, nevidím v tom žádný rozdíl.

Zmínila jste udržitelnost. Jak se propisuje ve vaší práci?

Bohužel ne tolik, jak bychom chtěli. A myslím, že firmy často nejsou připravené nadřadit udržitelnost nad finanční výhodnost, takže potřebujeme hledat řešení, která jsou udržitelná, ale zároveň nejsou dražší, nebo ideálně jsou i levnější. A řešením může být právě koncept „No Walls, No Limits“. Modulární řešení se dá využít i za dvacet let oproti pevné dispozici, kterou musíte vybourat a znovu postavit. Někdy klienti chtějí třeba jen posunout příčku. Ale posunout příčku znamená všechno rozbourat, zašpinit, pak to znovu postavit a pak to celé zase uhladit, obložit a vyčistit. Ale modul posunujeme a máme hotovo.

Co to přesně znamená pro firmu, která by chtěla tento model využít?

Největší smysl dává využití tohoto nového konceptu ve chvíli, kdy se firma stěhuje a vytváří dispozici nově nebo plánuje předělání stávající kanceláře. Velká výhoda modulárních systémů je ta, že zjednodušují proces povolovacího řízení. Na úřadě nepotřebujeme žádat o stavební povolení a řešit kolaudaci, protože ta kabina, zasedačka v modulárním systému, se chová jako nábytek, jako vestavěná skříň, kvůli které není potřeba zvát hasiče, hygienu a stavební úřad.

Život v kanceláři se změnil velice radikálně po covidu. Vidíte před sebou nějaký nový trend, který by teď na to odpovídal nebo ho ještě dál rozvíjel?

Covid nám přinesl práci z domova, která ve většině firem od té doby nevymizela. Největší trend je kombinace práce z domova a práce z kanceláře. Myslím, že další velký přelom přijde s demografickým vývojem a větším nástupem generace Z, která přes všechny stereotypy má jiný přístup k životu a k práci a myslím, že bude tlačit na větší radost v pracovním životě, větší uspokojení, možná větší pohodu, oproti generaci mileniálů a boomerů. To jsou takové pilné včeličky, co si moc nestěžovali a v práci trávili velké množství času.

Existuje nějaký směr v kancelářském designu, o kterém se málo mluví a mělo by se?

Myslím, že je to komunitní stránka pracovního života. Kancelář, ideálně kancelář větší firmy, by měla v rámci svého prostoru nabízet i prostor pro setkávání, budování přátelství. Jak plánovaná setkávání, i náhodná, pro sociální život firmy a mělo by to být takové jako srdce firmy.

Dříve to bylo u kopírky nebo u kávovaru v kuchyňce.

Přesně tak. A myslím, že dnes už jsme dál a můžeme si dovolit něco velkorysejšího a funkčnějšího, aby třeba lidé, kteří nemají rodinu, měli v kanceláři šanci, kromě přímo těch úkolových interakcí, se i s někým seznámit. Jde o ten pocit sounáležitosti, který je pro nás lidské bytosti velmi cenný a důležitý. Evolučně, historicky, kulturně. Dnes toto suplují právě firmy. Dříve to možná byla komunita, která se scházela v kostele nebo komunita sousedů. Dnes to suplují firemní kolektivy.

Máte nějakou realizaci, která vám utkvěla v paměti?

Zmíním projekt pro Raiffeisenbank, kde jsme pracovali téměř tři čtvrtě roku na workplace analýze a nyní kreslíme architektonický návrh. Je to projekt, o který jsme velmi tvrdě soutěžili a měli jsme obrovskou radost, když jsme ho získali. Jde o patnáct tisíc metrů pro velkou renomovanou firmu, která se bude stěhovat v roce 2028. To je pro nás přelomový projekt.

Co vás na vaší práci baví nejvíc?

Pokaždé mám radost, když zakázku získám. Baví mě možnost rozšiřování obzorů klientům v tom smyslu, co ta kancelář může pro firmu znamenat, že to nemusí být jen utilitární věc jako pracovní místo, zasedačka, kancelář. Ale že to může být prostor, ve kterém žijeme. A že podoba prostoru, ve kterém žijeme, je velmi důležitá. S našimi klienty proměňujeme kanceláře na promyšlený a funkční prostor, kde pracovní život nepřináší frustraci, ale radost a inspiraci. Nechceme v práci jen přežívat. A protože kancelář je velká investice, tak je na místě se na začátku zamyslet, jak to udělat, abychom z toho vytěžili maximum, nejen pro to čiré fungování, ale i pro ten pocit, který v tom prostředí budeme mít, jakou emoci, jakou radost.

A kam chodíte pro inspiraci?

Nevím, zda je to vyloženě inspirace pro navrhování prostor, ale myšlenkově se dobíjím v knihách. Čtu úplně všechno, pop science, beletrii i literaturu faktu.

Text: Dana Hradecká

Foto: Ondřej Košík

Mohlo by vás zajímat